接待活动流程及注意事项（这些细节不能忘）-紫微星座网

接待活动流程及注意事项（这些细节不能忘）

菲菲 • 2024年3月20日 11:00:02 • 投稿 • 阅读 69

接待活动流程及注意事项

一、接待准备工作

1.接待申请：填写接待申请表

人数、姓名、单位、职务、礼品、到达时间、接待时间、接待事由

2.接待日程安排

3.陪同参观人员、座谈人员、用餐人员确定

4.参观路线：提前与中联办公室邓总联系，准备好办公室、茶叶、开水

5.会务：欢迎横幅或电子欢迎屏幕、会议室确定及布置；桌牌（检查名字是否正确、纸张是否安装好）、鲜花、宣传资料准备（内容及份数、演示PPT、演示电脑及投影仪）。

接待行政服务：会议中添茶水人员确定及添茶频率。

6.活动预算申请及资金领取、费用结算及记账分工人员确定。

7.用餐：地点、订餐标准、现场考察包间及菜单、烟酒水标准及准备、礼品准备及分发时间，了解民族用餐习惯。

8.住宿：预定、标准、接送、房卡办理准备、现场办理人员

9.迎送：迎送人员安排；车辆接送：接送机（确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间）、路线引导、参观、酒店、餐厅；驾驶员分工及电话

10.娱乐

11.摄影摄像、会议记录

12.工作人员及分工确定

二、接待前工作

1.检查设备（演示电脑及投影仪）、资料、会场或会议室布置（欢迎横幅及电子屏幕）、茶水准备等是否到位；餐厅提前安排人员到达做好准备

2.签到、工作人员到位情况

3.资料份数、分发及会议记录人员

三、接待中

1.礼仪接待：礼仪人员及现场引导

2.茶水服务人员及添茶频率、现场提醒、摄影、会议记录、麦克风传递

3.就餐：会议与餐前准备衔接检查、人员清点、引导入座、餐中酒水补给、加菜添茶、餐后结账、客人迎送。

酒水：将提前准备好的酒水放到车上

车辆：确定接送人员的车辆到位，车辆编号、到位及离开时间

清点人数：上车、到达餐馆时分别清点人数

点菜：工作人员提前到达现场做好菜品安排

座次安排：主桌名单确定、桌牌及人员就坐引导

宴会前：督促餐厅在宴会前摆放桌签、开始前20分钟播放背景音乐和准备祝贺用白酒；提醒餐厅供餐时间；摆台：餐厅按表摆放；引导领导到豪华单间的休息和主桌的引导，接待组负责礼宾顺序和其他各桌代表的引导

宴会开始：祝酒词、祝酒人安排、祝酒用酒杯准备

宴会进行中：注意主桌及其他桌的酒水添加

宴会结束后：晚宴后确保所有人员都能安全到达目的地

4.礼品分发

5.结账

三、接待收尾工作

1.退房

2.费用报销

3.宣传报道及会议纪要

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